המלצות בבחירת חברת שליחים למשרד קטן

התנהלותו של משרד, בלי קשר לתחום הפעילות שלו, לא יכולה שלא להיעשות על פי הספר. אחד ההיבטים המשמעותיים ביותר של כך הוא היעזרות בחברת שליחויות, שתבצע שלל משימות בתחום הזה – משימות המאפשרות לאנשי העסק לשמור על שגרת פעילות ראויה.

אבל איך בדיוק בוחרים את החברה האידיאלית? המאמר הבא מתייחס לסוגיה הזו בדיוק, בדגש על שליחויות עבור משרדים בסדר גודל קטן.

פרמטרים מרכזיים: אזור מתן השירות וזמינות החברה

בחירה של חברות שליחויות חייבת לכלול בתוכה התייחסות לאזורים שבהם היא מעניקה את שירותיה הלכה למעשה. אז, נכון, משרד קטן פועל לרוב בתחומי פעילות ספציפיים, ולא בכל רחבי הארץ, אך עדיין אין זה הכרח שכל חברת שליחים תוכל לקחת על עצמה כל משימה. לכן, יש לבחור בחברה שעומדת בקנה אחד עם אזור פעילות העסק, ורצוי גם האזור שבו נמצא גרעין הלקוחות הפוטנציאליים הרחב ביותר של המשרד.

היות ומשלוחים חייבים להתבצע כמעט תמיד תוך פרק זמן מוגדר, יש לבחון מהן ההתחייבויות של החברה לגבי מועד המשלוח. ישנן חברות רבות המאפשרות לבצע את המלאכה בפרק זמן מינימלי, אפילו מרגע לרגע, מה שמסייע במידה ניכרת לאנשי המשרד.

הכול מתחיל מהמחיר

משרד קטן פשוט אינו יכול לאפשר לעצמו להוציא כספים מיותרים. להבדיל ממשרד בסדר גודל עצום יותר, בהם כספי השליחויות עשויים להיראות כמו "כסף קטן", אנשי המשרד הקטן חייבים לתת את דעתם על המחיר המדויק של עבודות השילוח. החדשות הטובות הן שהתחרות הגבוהה בתחום, כמו גם הניסיון של חברות השילוח למשוך לקוחות באמצעות מבצעים אטרקטיביים, עשויים להקל מאד על מציאת ההצעה הנוחה ביותר.

השוואת מחירים, בתנאים האלה, היא צעד משמעותי, כך שרצוי לקבל הצעות מחיר ממספר חברות לפחות. בהמשך לכך, החברות נוטות להוזיל את תעריפי שילוח ספציפי ככל שחבילות השירות שהן מציעות ללקוחותיהן גדולות יותר, ומכאן שניתן בהחלט לשקול הסדרים קבועים עם חברה מסוימת.

חשיבותה של אמינות

כשזה נוגע אל חברת שליחים למשרדים קטנים במרכז, חלק ניכר מהמוניטין שלה נקבע מפה לאוזן, כלומר, בין הלקוחות הקיימים או אלה הפוטנציאליים. משרד קטן, לכן, לא יכול להרשות לעצמו להעניק שירות שאינו מקצועי ללקוחותיו, כמו גם להתנהל באופן שאינו מקצועי אל מול גורמים שונים הנוגעים לפעילותו (למשל, ספקים). כאשר יש בעיות שונות במשלוח, הרי שהתלונות של אלה שעתידים לקבל אותו יופנו למשרד עצמו, ולא לחברת השליחים.

בתנאים האלה, אין ספק כי חשוב מאד לוודא כי חברת השליחים היא אכן האמינה ביותר שיש. לרוב, החברות הותיקות יותר, המחזיקות בכוח אדם מגוון ובשלל כלי רכב שיכולים לבצע את השילוח (בהתאם לאופיו), הן אלה שיכולות להציע את המענה המלא ביותר. עם זאת, אין המדובר הוא במדע מדויק, כך שבכל מקרה חשוב לשוחח עם אנשי החברה המיועדת, לנסות להתרשם מהמקצועיות שלהם ולתור אחר חוות דעת שיכולות ללמד לא מעט לגבי טיב השירות שהחברה מעניקה.